Τμήμα Προϋπολογισμού, Λογιστηρίου και Εκκαθάρισης Δαπανών και Μισθοδοσίας
Προϊστάμενος
Προΐσταται, επιβλέπει και κατευθύνει τα γραφεία του τμήματός του.
Εισηγείται τα θέματα αρμοδιότητάς του στον άμεσο προϊστάμενό του, Διευθυντή Οικονομικών Υπηρεσιών.
Ασχολείται σε συνεργασία με τις αρμόδιες υπηρεσίες του Δήμου με παροχή και την επεξεργασία των οικονομικών στοιχείων για σύνταξη του σχεδίου του προϋπολογισμού Εσόδων και Εξόδων, σύμφωνα με τις οδηγίες του Διευθυντή Οικονομικού και εισηγείται τον προϋπολογισμό του Δήμου στα αρμόδια όργανα.
Παρακολουθεί και γενικά εποπτεύει την πορεία εκτέλεσης του προϋπολογισμού Εσόδων και Εξόδων του Δήμου, προκειμένου να καθίσταται δυνατή η ταχεία και ορθή πληροφόρηση του Διευθυντή Οικονομικού και του Δημάρχου. Ελέγχει την επάρκεια πιστώσεων και εισηγείται μετά από έλεγχο των αντίστοιχων κωδικών την αναμόρφωσή του με την εγγραφή νέων πιστώσεων και συμπλήρωση ανεπαρκών.
Επισημαίνει τις αποκλίσεις μεταξύ απολογιστικών και προϋπολογιστικών μεγεθών και μεριμνά για την ερμηνεία των αποκλίσεων και εισηγείται τις αναγκαίες διορθωτικές ενέργειες.
Παρακολουθεί την πιστή εφαρμογή στο Δήμο του Κλαδικού Λογιστικού Σχεδίου Δήμων και Κοινοτήτων και την τήρηση των προβλεπομένων βιβλίων σε συνεργασία με τον Προϊστάμενο του Τμήματος Ταμειακής Υπηρεσίας της Δ/νσης.
Τηρεί αρχείο ετήσιων απολογισμών εσόδων και εξόδων του Δήμου που έχουν καταρτισθεί από το αρμόδιο γραφείο του Τμήματος Ταμειακής Υπηρεσίας καθώς και των αντίστοιχων Ισολογισμών και Αποτελεσμάτων χρήσης που καταρτίζει το αρμόδιο γραφείο του Τμήματος, σε συνεργασία με τον Προϊστάμενο του Τμήματος της Ταμειακής Υπηρεσίας της Δ/νσης.
Συνεργάζεται στενά με το Τμήμα της Ταμειακής Υπηρεσίας της Δ/νσης.
Διερευνά τις ταμειακές ανάγκες και εισηγείται σε συνεργασία με τον προϊστάμενο τις κατάλληλες μεθόδους για την αντιμετώπιση των ταμειακών αναγκών του Δήμου (π.χ. δανεισμός).
Μεριμνά για την εφαρμογή των αποφάσεων που σχετίζονται με την κάλυψη των ταμειακών αναγκών του Δήμου.
Γενικά παρέχει στη Δημοτική Αρχή και στον Διευθυντή Οικονομικού, κάθε οικονομικό στοιχείο το οποίο ήθελε ζητηθεί κατά την πορεία υλοποίησης του Προϋπολογισμού.
Συνεργάζεται στενά με το Τμήμα της Ταμειακής Υπηρεσίας της Δ/νσης.
Υπογράφει όλα τα χρηματικά εντάλματα πληρωμής που του διαβιβάζονται από το Γραφείο Εκκαθάρισης και Εντολής Δαπανών πριν αυτά υπογραφούν από τον Διευθυντή Οικονομικών Υπηρεσιών ή τον κάθε φορά αρμόδιο και είναι υπεύθυνος για τη νομιμότητα κάθε δαπάνης, καθώς και για την τήρηση της όλης διαδικασίας υποβολής τους, όπου απαιτείται και προβλέπεται.
Μεριμνά και είναι αποκλειστικά υπεύθυνος για τη σύννομη, ορθή και ταχεία διεκπεραίωση των υποθέσεων αρμοδιότητάς του και την τήρηση των σχετικών διατάξεων περί δημόσιου λογιστικού και κλαδικού λογιστικού σχεδίου [διπλογραφικού] στους ΟΤΑ και δίνει κάθε αναγκαία πληροφορία για τη σωστή εφαρμογή τους.
Παραλαμβάνει από το Διευθυντή την αλληλογραφία του τμήματός του και στη συνέχεια τη διανέμει στα οικεία γραφεία για ενέργεια.
- Γραφείο Προϋπολογισμού - Οικονομικής Πληροφόρησης
Μεριμνά για την τήρηση του συστήματος κατάρτισης των Προϋπολογισμών του Δήμου.
Συνεργάζεται με τις επιμέρους δημοτικές υπηρεσίες για την παροχή οικονομικών στοιχείων, κατευθύνσεων και προτύπων που θα επιτρέπουν την κατάρτιση από τις υπηρεσίες των προϋπολογισμών τους και του ολοκληρωμένου προγράμματος δράσης σε συνάρτηση με τα αντίστοιχα προγράμματά τους.
Συγκεντρώνει τους επιμέρους προϋπολογισμούς των υπηρεσιών και διαμορφώνει τους συνολικούς Προϋπολογισμούς του Δήμου και εισηγείται σε συνεργασία με τον προϊστάμενο την έγκριση από τα αρμόδια όργανα.
Παρακολουθεί την εκτέλεση των Προϋπολογισμών, επισημαίνει τις αποκλίσεις μεταξύ απολογιστικών και προϋπολογιστικών μεγεθών, μεριμνά για την ερμηνεία των αποκλίσεων και εισηγείται σε συνεργασία με τον προϊστάμενο τις αναγκαίες διορθωτικές ενέργειες.
Συνεργάζεται με τις υπόλοιπες υπηρεσίες του Δήμου για την τήρηση των διαδικασιών αμφίδρομης ενημέρωσης και ροής των οικονομικών πληροφοριών που σχετίζονται με την εκτέλεση και την αναθεώρηση των προϋπολογισμών κάθε υπηρεσίας.
Μεριμνά για την σύνταξη και υποβολή στα αρμόδια όργανα τα περιοδικά οικονομικά απολογιστικά στοιχεία, σύμφωνα με το σύστημα οικονομικής πληροφόρησης που εφαρμόζει ο Δήμος.
Παρακολουθεί την κατάρτιση και την εξέλιξη των ταμειακών προγραμμάτων του Δήμου.
Τηρεί το σύστημα λογιστικής απεικόνισης των οικονομικών πράξεων του Δήμου (Γενική και Αναλυτική Λογιστική). Τηρεί τις λογιστικές διαδικασίες καθώς και τα αντίστοιχα λογιστικά βιβλία και στοιχεία που προβλέπονται από την νομοθεσία.
Τηρεί τα αρχεία κάθε είδους παραστατικών που απαιτούνται για την ενημέρωση του συστήματος λογιστικής απεικόνισης των οικονομικών πράξεων του Δήμου.
Παρακολουθεί και μεριμνά για την εκπλήρωση όλων των φορολογικών και ασφαλιστικών υποχρεώσεων του Δήμου.
Παρακολουθεί και ελέγχει τη λογιστική συμφωνία των δοσοληπτικών λογαριασμών με τράπεζες, προμηθευτές, πιστωτές και άλλους συναλλασσομένους με τον Δήμο, καθώς και των δοσοληπτικών λογαριασμών με τα νομικά πρόσωπα και τα ιδρύματα του Δήμου.
Εκδίδει τις λογιστικές και οικονομικές καταστάσεις που συνδέονται με το τηρούμενο λογιστικό σχέδιο (πχ. ισολογισμοί και αποτελέσματα χρήσης) και ενημερώνει σχετικά τα αρμόδια όργανα του Δήμου με βάση τις ισχύουσες διαδικασίες.
Παρέχει κάθε είδους πληροφόρηση προς τα αρμόδια όργανα του Δήμου και τις υπόλοιπες δημοτικές υπηρεσίες για την εξέλιξη των λογιστικών μεγεθών του Δήμου.
Μεριμνά για την παροχή κάθε είδους στοιχείων που ζητούνται από Δημόσιες/Ελεγκτικές Υπηρεσίες σύμφωνα με τις διαδικασίες που ισχύουν εκάστοτε.
Τηρεί ειδικά συστήματα λογιστικής και οικονομικής διαχείρισης Προγραμμάτων και Έργων στα οποία συμμετέχει ο Δήμος και που χρηματοδοτούνται από το Πρόγραμμα Δημοσίων Επενδύσεων ή/και από ευρωπαϊκούς ή διεθνείς πόρους.
Τηρεί αρχείο Παραστατικών Διαχείρισης των προηγουμένων προγραμμάτων και έργων σύμφωνα με τα προβλεπόμενα στους ειδικούς κανονισμούς των φορέων από τους οποίους προέρχεται η σχετική χρηματοδότηση.
Μεριμνά για την ετοιμασία των περιοδικών οικονομικών αναφορών που σχετίζονται με την πρόοδο των προηγουμένων προγραμμάτων και έργων.
Τηρεί το αρχείο συμβάσεων για υπηρεσίες, έργα και προμήθειες που αναθέτει ο Δήμος. Παραλαμβάνει και ελέγχει τα κάθε φύσης παραστατικά που απαιτούνται κατά περίπτωση για την πληρωμή των οφειλών του Δήμου στους αντίστοιχους δικαιούχους και ελέγχει την ύπαρξη των προϋποθέσεων για τη διενέργεια πληρωμών του Δήμου με βάση τις διατάξεις των αντιστοίχων συμβάσεων.
Ελέγχει την πρόβλεψη των οφειλών στους αντίστοιχους κωδικούς του προϋπολογισμού του Δήμου και ελέγχει την επάρκεια των αντίστοιχων πιστώσεων. Τηρεί το αρχείο των παγίων κινητών περιουσιακών στοιχείων του Δήμου και παρακολουθεί την κατανομή αυτών στις υπηρεσίες του Δήμου.
Συντάσσει τις εκθέσεις ανάληψης δαπάνης του άρθρου 3&1 του Π.Δ. 80/2016 σε συνεργασία με τον προϊστάμενο Διεύθυνσης του.
- Γραφείο Εκκαθάρισης και Εντολής Δαπανών.
Επιμελείται της εκκαθάρισης και εντολής κάθε δαπάνης του Δήμου.
Ειδικότερα:
Ελέγχει τα δικαιολογητικά κάθε δαπάνης προς διαπίστωση του νόμιμου και κανονικού ή όχι αυτής, με βάση το νόμο περί λογιστικού των Δήμων και Κοινοτήτων. Συσχετίζει κάθε δαπάνη με τυχόν προηγούμενη όμοια και παρακολουθεί την ύπαρξη σχετικής πίστωσης για την δυνατότητα εκδόσεως χρηματικού εντάλματος.
Εκδίδει τα χρηματικά εντάλματα πληρωμών για την μισθοδοσία όλου του προσωπικού (οργανικού και με σχέση εργασίας ιδιωτικού δικαίου) σύμφωνα με τις μισθοδοτικές καταστάσεις που λαμβάνει από το γραφείο μισθοδοσίας, των εκτελούμενων έργων, διενεργούμενων προμηθειών, παροχής υπηρεσιών και αμοιβών μελετών και των επιχορηγήσεων διαφόρων Οργανισμών, καθώς και κάθε άλλη δαπάνη που έχει αρμοδίως εγκριθεί και τις διαβιβάζει άμεσα στο Τμήμα της Ταμειακής Υπηρεσίας του Δήμου προς πληρωμή, σύμφωνα με τις μισθοδοτικές καταστάσεις που λαμβάνει από το γραφείο μισθοδοσίας.
Εκδίδει επίσης τα χρηματικά εντάλματα προπληρωμής και παγίας και παρακολουθεί την διαδικασία μέχρι την απαλλαγή του υπολόγου.
Μεριμνά για την τακτοποίηση των οικονομικών υποχρεώσεων που προκύπτουν για τον Δήμο σε μισθώματα.
Φροντίζει για την υπογραφή των ενταλμάτων πληρωμής από τους αρμόδιους [υπάλληλο γραφείου, προϊστάμενο τμήματος και το Δήμαρχο ή τον αρμόδιο Αντιδήμαρχο], την καταχώρησή τους στο μηχανογραφικό σύστημα και στα οικεία βιβλία και την αποστολή μετά την θεώρησή τους, όπου απαιτείται, από την αρμόδια Υπηρεσία Επιτρόπου του Ελεγκτικού Συνεδρίου, στο Τμήμα Ταμειακής Υπηρεσίας του Δήμου, μετά πλήρους σειράς νομίμων [πρωτότυπων] δικαιολογητικών και την αρχειοθέτηση σε ειδικούς φακέλους του στελέχους κάθε εντάλματος, ομοίως με πλήρη σειρά [αντιγράφων] δικαιολογητικών.
Ενεργεί αναγνώριση των πιστωτών του Δήμου με την προσυπογραφή των πράξεων εκκαθάρισης και συσχετίζει κάθε δαπάνη με τυχόν προηγούμενη όμοια και παρακολουθεί την ύπαρξη σχετικής πίστωσης για τη δυνατότητα έκδοσης χρηματικού εντάλματος.
Συντάσσει τα πρωτόκολλα παραλαβής των προμηθευόμενων ειδών και μεριμνά για τη σύγκληση των επιτροπών παραλαβής για την παραλαβή των ειδών και υπογραφή των σχετικών πρωτοκόλλων, καθώς επίσης συντάσσει τις βεβαιώσεις παροχής υπηρεσιών και μεριμνά για την σύγκληση των αρμοδίων Επιτροπών για την υπογραφή τους.
Παρακολουθεί την τήρηση των όρων των συμβάσεων για την μέσα στις οριζόμενες προθεσμίες παράδοση των υλικών από τους προμηθευτές και την παροχή των υπηρεσιών [μη τεχνικής φύσεως], την επιβολή ποινικής ρήτρας σε περίπτωση εκπρόθεσμων παραδόσεων ή τη χορήγηση παρατάσεων με απόφαση του αρμοδίου οργάνου, όπως τούτο καθορίζεται στις συμβάσεις ή στις διακηρύξεις.
Παραλαμβάνει τα σχετικά τιμολόγια και μετά την ολοκλήρωση του σχετικού φακέλου με όλα τα απαραίτητα δικαιολογητικά [εφημερίδες δημοσιεύσεων, διακηρύξεις, συγγραφή υποχρεώσεων, περιγραφές, πρακτικά Οικονομικής Επιτροπής, αποφάσεις Δημοτικού Συμβουλίου, Οικονομικής Επιτροπής, πρωτόκολλα παραλαβής, βεβαιώσεις παροχής υπηρεσιών κ.λ.π].
Μεριμνά για την ενημέρωση των διαχειριστικών βιβλίων των αποθηκών (κατά ποσότητα και αξία) με τα εισαγόμενα και εξαγόμενα είδη, και την τήρηση των διαδικασιών χορήγησης των ειδών που τηρούνται στα αποθέματα των αποθηκών του Δήμου.
Τηρεί το αρχείο των παγίων κινητών περιουσιακών στοιχείων του Δήμου (μηχανήματα, οχήματα, συσκευές, εξοπλισμός κλπ.) και παρακολουθεί την κατανομή των παγίων αυτών στις υπηρεσίες του Δήμου.
Μεριμνά για την τήρηση των διαδικασιών των περιοδικών απογραφών των κάθε είδους υλικών και εξοπλισμού του Δήμου.
Τηρεί το λογαριασμό του παθητικού υπολοίπου.
Τηρεί τα από το Νόμο προβλεπόμενα λογιστικά βιβλία.
- Γραφείο Μισθοδοσίας
Εκδίδει τη μισθοδοσία τακτικών, πρόσθετων και έκτακτων αμοιβών και αποζημιώσεων του προσωπικού Δ.Δ. και Ι.Δ. και των αιρετών του Δήμου, μετά από συγκέντρωση και καταχώρηση των στοιχείων που αφορούν την έναρξη, τις μεταβολές ή την διακοπή μισθοδοσίας.
Ενημερώνει τη βάση δεδομένων του συστήματος Οικονομικής Διαχείρισης και προωθεί τις μισθοδοτικές καταστάσεις στο Τμήμα Εκκαθάρισης και Εντολής Δαπανών.
Μετά την υπογραφή των σχετικών Χρηματικών Ενταλμάτων Πληρωμής από τα αρμόδια όργανα και τη θεώρησή τους, όπου απαιτείται από την αρμόδια Υπηρεσία Επιτρόπου του Ελεγκτικού Συνεδρίου, αποστέλλει σχετικό ηλεκτρονικό αρχείο στην Ε.Α.Π. και διαβιβάζει τη σχετική έγκριση στο Τμήμα Εκκαθάρισης και Εντολής Δαπανών.
Προβαίνει σε ασφάλιση του προσωπικού και των αιρετών, καθώς και στην σύνταξη εγγράφων και ηλεκτρονικών αρχείων προς τα ασφαλιστικά ταμεία.
Τηρεί μισθολογικά μητρώα και καρτέλες ετήσιας χρήσης, χορηγεί κάθε μορφής, ετήσιες και μη, βεβαιώσεις, παρακρατεί και εξυπηρετεί τα δάνεια των εργαζομένων, φροντίζει για την σύνταξη του ηλεκτρονικού δελτίου των συνταξιοδοτημένων υπαλλήλων, χορηγεί τα αναγκαία για την σύνταξη του προϋπολογισμού μισθοδοσίας στοιχεία.
