Τμήμα Προμηθειών
Προϊστάμενος
Προΐσταται, επιβλέπει και κατευθύνει τα γραφεία του τμήματός του.
Εισηγείται τα θέματα αρμοδιότητάς του στον άμεσο Προϊστάμενό του, Διευθυντή Οικονομικών Υπηρεσιών.
Παραλαμβάνει από το Διευθυντή την αλληλογραφία του τμήματός του και στη συνέχεια τη διανέμει στα γραφεία για ενέργεια.
Ασχολείται με τη συγκέντρωση των στοιχείων Προγραμματιζόμενων Προμηθειών του Δήμου για την υποβολή τους στις αρμόδιες αρχές προς κατάρτιση του Ετησίου Προγράμματος Προμηθειών κάθε χρόνου, το οποίο συγκροτείται στο πλαίσιο του ετησίου προγράμματος δράσης του Δήμου. Συντάσσει το ετήσιο δελτίο του Ενιαίου προγράμματος προμηθειών του Δήμου με βάση το Ετήσιο πρόγραμμα δράσεων και το αποστέλλει στους αρμόδιους φορείς.
Έχει την γενική εποπτεία της προετοιμασίας, διενέργειας, υλοποίησης, διαχείρισης και παρακολούθησης των πάσης φύσεως προμηθειών, υπηρεσιών και εργασιών.
Μεριμνά για τις ανάγκες των υπηρεσιών του Δήμου και είναι υπεύθυνος για τη σύννομη, ορθή και ταχεία διεκπεραίωση των υποθέσεων της αρμοδιότητάς του και την τήρηση των νόμων και κανονισμών που αφορούν τις προμήθειες των ΟΤΑ, και της παροχής κάθε είδους υπηρεσιών, πλην αυτών που εμπίπτουν στη Δ/νση Τεχνικών Υπηρεσιών.
- Γραφείο Προμηθειών Υλικών – Εξοπλισμού - Υπηρεσιών -Αποθηκών.
Συγκεντρώνει από τις υπηρεσίες τα απαραίτητα στοιχεία που χρειάζονται για τη διενέργεια των προμηθειών και τη μίσθωση αγαθών καθώς και την εκτέλεση εργασιών και παροχή κάθε είδους υπηρεσιών οι οποίες δεν μπορούν να θεωρηθούν ότι εμπίπτουν στην έννοια «Τεχνικά ΄Εργα» και ρυθμίζονται από ειδικές διατάξεις του Κώδικα Δήμων και Κοινοτήτων και την σε εκτέλεσή του εκδοθέντων Διαταγμάτων.
Τηρεί ιδιαίτερους φακέλους για κάθε είδους προμήθεια καθώς και εργασία και υπηρεσία που δεν είναι τεχνικά έργα.
Είναι ενήμερο για τις τιμές κάθε είδους στην αγορά και τηρεί βιβλίο προμηθειών για κάθε είδος καθώς και υπηρεσιών [μη τεχνικής φύσεως].
Διαβιβάζει στο Γενικό Χημείο του Κράτους για έλεγχο και αξιολόγηση εκείνων των ειδών για τα οποία υπάρχουν ειδικοί όροι στις σχετικές συμβάσεις. Παραδίδει στο Γραφείο Δημοπρασιών το σχετικό φάκελο με τα απαραίτητα στοιχεία για τη διενέργεια δημοπρασίας.
Παραλαμβάνει από το Γραφείο Δημοπρασιών ολοκληρωμένο τον φάκελο δημοπρασίας [διακήρυξη, απόφαση Οικονομικής Επιτροπής, σύμβαση μειοδότη] και ενεργεί την υλοποίησή κάθε προμήθειας η υπηρεσίας μέχρι την οριστική παραλαβή της.
Παρακολουθεί τα αποθέματα των αποθηκών και διατυπώνει εισηγήσεις για την ανάγκη ανανέωσής τους. Συνεργάζεται σχετικά με τις δημοτικές υπηρεσίες που κάνουν χρήση των υλικών των αποθηκών.
Ενημερώνει έγκαιρα τις Διευθύνσεις και τα Τμήματα για την παραλαβή των υλικών και των ειδών που τους αφορούν.
Φροντίζει για την ασφαλιστική κάλυψη των δημοτικών κτιρίων,των αυτοκινήτων και των μηχανημάτων του Δήμου.
Τηρεί τις διαδικασίες χαρακτηρισμού υλικών ως αχρήστων ή ως υλικών που πλεονάζουν και τήρηση των διαδικασιών καταστροφής, απομάκρυνσης ή εκποίησής τους.
- Γραφείο Δημοπρασιών.
Έχει τη ευθύνη εκτέλεσης των προμηθειών (διακηρύξεις, διαγωνισμοί, αναθέσεις, λήψη προσφορών, αξιολόγηση προσφορών, παραγγελίες ειδών κλπ) .
Συντάσσει σχέδια περιληπτικής διακήρυξης, μετά την παραλαβή από το Γραφείο Προμηθειών καθώς και εργασιών και υπηρεσιών μη τεχνικής φύσεως των σχετικών προτάσεων των υπηρεσιών για την προμήθεια των ειδών και την παροχή υπηρεσιών σύμφωνα με τους όρους της μελέτης της κάθε υπηρεσίας και της συγγραφής υποχρεώσεων.
Ενημερώνει τον Πρόεδρο της Οικονομικής Επιτροπής για τη διενέργεια της δημοπρασίας ή του πρόχειρου διαγωνισμού και μεριμνά για τη δημοσίευση στον Τύπο [σύμφωνα με τη σχετική νομοθεσία] των όρων της διακήρυξης με καθορισμό της ημερομηνίας διεξαγωγής της δημοπρασίας.
Ενημερώνει τον άμεσο Προϊστάμενό του και το Διευθυντή καθώς και την αρμόδια υπηρεσία για την παράστασή τους στις συνεδριάσεις της Οικονομικής Επιτροπής με πλήρη φάκελό της σε εξέλιξη δημοπρασίας και μεριμνά για την παραλαβή των πρακτικών και των αποφάσεων της Οικονομικής Επιτροπής επί του αποτελέσματος της δημοπρασίας.
Συντάσσει τις συμβάσεις με τους προμηθευτές και τους αναδόχους παροχής υπηρεσιών και εργασιών που δεν είναι «τεχνικά έργα», σύμφωνα με τις αποφάσεις της Οικονομικής Επιτροπής και μεριμνά για την κοινοποίησή τους στους αρμόδιους.
Παραλαμβάνει τις εγγυητικές επιστολές από τους προμηθευτές και αναδόχους υπηρεσιών, σύμφωνα με τους όρους και για το ποσό που καθορίζεται από τη διακήρυξη.
Μεριμνά για τυχόν επανάληψη της δημοπρασίας σε περίπτωση που η πρώτη δημοπρασία απέβη άκαρπος.
Παραδίδει ολοκληρωμένα το φάκελο της δημοπρασίας στο Γραφείο Προμηθειών και εργασιών καθώς και Υπηρεσιών [μη τεχνικής φύσεως] για τις δικές τους παραπέρα ενέργειες.
