Προϊστάμενος

            Προΐσταται, επιβλέπει και κατευθύνει τα γραφεία του Τμήματός του.

            Εισηγείται τα θέματα αρμοδιότητάς του στον άμεσο προϊστάμενό του, Διευθυντή Διοικητικών Υπηρεσιών.

            Παραλαμβάνει από το Διευθυντή την αλληλογραφία του Τμήματός του και στη συνέχεια τη διανέμει στα οικεία γραφεία για ενέργεια.

            Μεριμνά και είναι υπεύθυνος για τη σύννομη, ορθή και ταχεία διεκπεραίωση των υποθέσεων της αρμοδιότητάς του.

Αρμοδιότητες Τμήματος  

Σχεδιάζει, εισηγείται και συντονίζει την εφαρμογή των διαδικασιών και εσωτερικών κανονισμών που ρυθμίζουν τις σχέσεις του Δήμου με το προσωπικό του, στο πλαίσιο πάντοτε των γενικότερων ρυθμίσεων της Πολιτείας.

Στο πλαίσιο και των πολιτικών ανθρώπινου δυναμικού που θεσπίζει η Πολιτεία για το δημόσιο τομέα, μεριμνά για τον προσδιορισμό των αναγκαίων θέσεων εργασίας του Δήμου και για την κατάρτιση/επικαιροποίηση των αρμοδιοτήτων των θέσεων αυτών.

Παρακολουθεί την κάλυψη των θέσεων εργασίας στo Δήμο, με βάση την αξιοποίηση των προσόντων των στελεχών και την απρόσκοπτη και διαρκή κάλυψη των αναγκών των δημοτικών υπηρεσιών.

Εισηγείται, έπειτα από αίτημα των αρμόδιων Προϊσταμένων, τις κατάλληλες εσωτερικές μετακινήσεις στελεχών για την αποτελεσματικότερη κάλυψη των επιμέρους θέσεων εργασίας με βάση τα προσόντα των στελεχών.

Αξιολογεί τα προσόντα νεοπροσλαμβανομένου προσωπικού και διαμορφώνει σχετικές προτάσεις προς τους προϊσταμένους τους, για την τοποθέτησή του στις πλέον κατάλληλες θέσεις.

Μεριμνά για την εφαρμογή του συστήματος αξιολόγησης των εργαζομένων στο Δήμο και την τήρηση των σχετικών στοιχείων.

Μεριμνά για την ανάπτυξη του ανθρώπινου δυναμικού του Δήμου με τον προσδιορισμό των αναγκών βελτίωσης των προσόντων και ικανοτήτων των εργαζομένων και την εισήγηση και την παρακολούθηση της υλοποίησης των συμφωνουμένων μέτρων βελτίωσης.

Σχεδιάζει, εισηγείται και οργανώνει προγράμματα συνεχιζόμενης κατάρτισης και επιμόρφωσης του ανθρώπινου δυναμικού του Δήμου. Παρακολουθεί την υλοποίηση των προγραμμάτων και μεριμνά για την αξιολόγηση των αποτελεσμάτων από την υλοποίηση των προγραμμάτων αυτών στην πράξη. Εγκρίνει την συμμετοχή του ανθρώπινου δυναμικού του Δήμου στα σεμινάρια της Σχολής Δημόσιας Διοίκησης και άλλων κρατικών φορέων. Η παρακολούθηση σεμιναρίων θα πρέπει να εγκρίνεται από τον αρμόδιο προϊστάμενο.

Μεριμνά και υποβάλλει προτάσεις για τη βελτίωση των νομοθετικών και κανονιστικών διατάξεων οι οποίες ρυθμίζουν τις σχέσεις του Δήμου με το ανθρώπινο δυναμικό του (π.χ. θέματα μισθολογικά, ωραρίου, αδειών, ασθενειών, υπερωριών κ.λπ.)

Μεριμνά για τη διενέργεια και ολοκλήρωση των διαδικασιών πρόσληψης ανθρώπινου δυναμικού για την κάλυψη συγκεκριμένων θέσεων εργασίας.

Τηρεί τα Μητρώα του προσωπικού στο οποίο καταγράφονται τα στοιχεία της ατομικής και οικογενειακής του κατάστασης, οι κάθε είδους μεταβολές στην εργασιακή του ζωή (προσλήψεις, απολύσεις, αλλαγές θέσεων εργασίας, αμοιβές, άδειες, απουσίες, αξιολογήσεις κλπ) και τα προσόντα του.

Σχεδιάζει και εισηγείται βελτιώσεις και παρακολουθεί την εφαρμογή όλων των διαδικασιών που σχετίζονται με την απασχόληση των εργαζομένων, σύμφωνα με τις ισχύουσες διατάξεις (τήρηση ωραρίου, έγκριση και πραγματοποίηση υπερωριών κλπ)

Συγκεντρώνει τα στοιχεία απασχόλησης και τις μεταβολές των στοιχείων των εργαζομένων που επηρεάζουν τις αμοιβές τους και ενημερώνει έγκαιρα τις αρμόδιες οικονομικές υπηρεσίες, ώστε να προωθείται έγκαιρα η πληρωμή των εργαζομένων και η απόδοση των ασφαλιστικών εισφορών. 

Συνεργάζεται με τους Προϊσταμένους και τους ενημερώνει για τις διαδικασίες που πρέπει να ακολουθούνται σε εργασιακά θέματα.

Εκδίδει κάθε είδους βεβαιώσεις για το προσωπικό, για θέματα που άπτονται της απασχόλησής του στο Δήμο.

Μεριμνά για τη θέσπιση και εφαρμογή των κανόνων υγιεινής και ασφάλειας των εργαζομένων σε συνεργασία με το σωματείο των εργαζομένων, παρέχει κάθε διοικητική υποστήριξη στους τεχνικούς ασφαλείας και στους ιατρούς εργασίας που προσφέρουν τις σχετικές υπηρεσίες τους στο Δήμο, σύμφωνα με τις αρμοδιότητές τους. Σύμφωνα με αυτές:

α. Ο τεχνικός ασφαλείας υποδεικνύει στα όργανα διοίκησης του Δήμου και στους εργαζόμενους και παρέχει συμβουλές, γραπτά ή προφορικά, σε θέματα σχετικά με την ασφάλεια της εργασίας και την πρόληψη των εργατικών ατυχημάτων,

β. Ο ιατρός εργασίας υποδεικνύει στα όργανα διοίκησης του Δήμου και στους εργαζόμενους και παρέχει συμβουλές, γραπτά ή προφορικά, σχετικά με τα μέτρα που πρέπει να λαμβάνονται για τη σωματική και ψυχική υγεία των εργαζομένων και επιβλέπει την εφαρμογή των μέτρων αυτών.

γ. Ο ιατρός εργασίας και ο τεχνικός ασφαλείας καταχωρούν τις γραπτές υποδείξεις τους σε ειδικό βιβλίο. Τα όργανα διοίκησης του Δήμου λαμβάνουν γνώση των υποδείξεων αυτών ενυπογράφως.       

Προϊστάμενος

            Προΐσταται, επιβλέπει και κατευθύνει τα γραφεία του Τμήματός του.

            Εισηγείται τα θέματα αρμοδιότητάς του στον άμεσο προϊστάμενό του, Διευθυντή Διοικητικών Υπηρεσιών.

            Παραλαμβάνει την αλληλογραφία του Τμήματός του και στη συνέχεια τη διανέμει στους υπαλλήλους για ενέργεια.

            Επιμελείται για τη άμεση και ορθή καταγραφή των αποφάσεων των πολιτικών οργάνων του Δήμου, για την άμεση αποστολή αυτών στα ελεγκτικά όργανα, για την ακριβή τήρηση των πρακτικών των συνεδριάσεων.

            Μεριμνά και είναι υπεύθυνος για τη σύννομη, ορθή και ταχεία διεκπεραίωση των υποθέσεων της αρμοδιότητάς του.

            Αρμοδιότητες Τμήματος

Συγκεντρώνει θέματα και εισηγήσεις από τις υπηρεσίες του Δήμου για τις συνεδριάσεις του Δημοτικού Συμβουλίου, της Οικονομικής Επιτροπής της Επιτροπής Ποιότητας Ζωής και της Εκτελεστικής Επιτροπής.

Καταρτίζει, σε συνεργασία με τον Πρόεδρο του Δημοτικού Συμβουλίου ή τον Πρόεδρο της Οικονομικής Επιτροπής ή της Επιτροπής Ποιότητας Ζωής ή το Δήμαρχο  την ημερήσια διάταξη των συνεδριάσεων των οργάνων αυτών.

Αναπαράγει και επιδίδει στους επικεφαλής των δημοτικών συνδυασμών τις διάφορες εισηγήσεις των θεμάτων του Δημοτικού Συμβουλίου καθώς και της Οικονομικής Επιτροπής και της Επιτροπής Ποιότητας Ζωής, σύμφωνα με τις ειδικές προς τούτο εντολές των Προέδρων αυτών.

Συντάσσει και δακτυλογραφεί τις αποφάσεις του Δημοτικού Συμβουλίου και των Επιτροπών, μεριμνά για την ανάρτηση τους στην ιστοσελίδα του Δήμου και στο πρόγραμμα Διαύγεια, κοινοποιεί αυτές στις αρμόδιες Διευθύνσεις ή Τμήματα του Δήμου για τις περαιτέρω ενέργειες που επιβάλλεται να γίνουν.

Τηρεί Βιβλία Επιτροπών που συγκροτούνται από το Δημοτικό Συμβούλιο.

Τηρεί αρχείο πρακτικών των ως άνω οργάνων.

Υποστηρίζει γραμματειακά τα ως άνω συλλογικά όργανα.

Υποβάλλει καταστάσεις συμμετοχής των Δημοτικών Συμβούλων στις συνεδριάσεις του Δημοτικού Συμβουλίου και της Οικονομικής Επιτροπής και Επιτροπής Ποιότητας Ζωής.

Τηρεί αρχεία με πλήρη στοιχεία των διατελεσάντων Δημάρχων, Αντιδημάρχων, Προέδρων Δ.Σ. και Δημοτικών Συμβούλων.

Καταρτίζει σε συνεργασία με τον Πρόεδρο του Δημοτικού Συμβουλίου την ημερήσια διάταξη των συνεδριάσεων του Δημοτικού Συμβουλίου και ενημερώνει έγκαιρα τα μέλη του για την ημέρα και ώρα συνεδριάσεως.

Επιμελείται την τήρηση και καταχώρηση των πρακτικών των αποφάσεων των οργάνων αυτών στα οικεία βιβλία.

Υποβάλλει στην αρμόδια για τον έλεγχο νομιμότητας εποπτεύουσα αρχή τις αποφάσεις που παίρνονται από αυτό και καταχωρεί αυτές στα σχετικά βιβλία (ευρετήριο, επιδοτήριο, βιβλίο διεκπεραίωσης)

Διαβιβάζει στις αρμόδιες Επιτροπές τα θέματα που παραπέμπονται σε αυτές για μελέτη και επεξεργασία, διαμορφώνει προγράμματα και εισηγήσεις προς το Δημοτικό Συμβούλιο και παρακολουθεί για την έγκαιρη επαναφορά τους στο Συμβούλιο και τη λήψη της οριστικής απόφασης.

Συνεργάζεται με τις υπηρεσίες του Δήμου για θέματα που εισηγούνται αυτές στο Συμβούλιο για συζήτηση και λήψη απόφασης.

Συγκεντρώνει όλα τα στοιχεία που είναι απαραίτητα για την πληρότητα των θεμάτων που θα συζητηθούν στη συνεδρίαση του Δημοτικού Συμβουλίου.

Μεριμνά για την τήρηση των αρχείων μαγνητοφώνησης και απομαγνητοφώνησης των συνεδριάσεων των οργάνων .

Δακτυλογραφεί, αναπαράγει, διεκπεραιώνει υπηρεσιακή αλληλογραφία.

Μεριμνά για το χώρο των συνεδριάσεων, την καλή λειτουργία των εγκαταστάσεων και του φωτισμού της αίθουσας του δημοτικού συμβουλίου, την ύπαρξη των κατάλληλων μέσων κλπ.

Μεριμνά για την εκλογή του Προεδρείου του Δημοτικού Συμβουλίου και των μελών της Οικονομικής Επιτροπής και της Επιτροπής Ποιότητας Ζωής.

Τηρεί αρχείο εκπροσώπων του Δήμου σε διάφορους φορείς και όργανα. Μεριμνά για την αποστολή σε αυτούς στοιχείων, επικοινωνεί, παραλαμβάνει και διεκπεραιώνει τις εκθέσεις των εκπροσώπων προς το Δήμο.

Τηρεί βιβλίο ερωτήσεων που καταθέτουν τα μέλη του Δημοτικού Συμβουλίου στο Προεδρείο.

Ενεργεί κάθε εργασία σχετική με τη διευκόλυνση του έργου των οργάνων του άρθρου αυτού.

Παρέχει διοικητική υποστήριξη στη Δημοτική Επιτροπή Διαβούλευσης, το Συμβούλιο Ένταξης Μεταναστών, τις Επιτροπές του Δημοτικού Συμβουλίου, καθώς και στο Συμπαραστάτη του Δημότη και της Επιχείρησης.

Παρέχει γραμματειακή υποστήριξη στις Δημοτικές Παρατάξεις.

Προϊστάμενος

            Προΐσταται, επιβλέπει και κατευθύνει τα γραφεία του Τμήματός του.

            Εισηγείται τα θέματα αρμοδιότητάς του στον άμεσο προϊστάμενό του, Διευθυντή Διοικητικών Υπηρεσιών.

            Παραλαμβάνει από τον Διευθυντή την αλληλογραφία του Τμήματός του και στη συνέχεια τη διανέμει στα οικεία γραφεία για ενέργεια.

            Μεριμνά και είναι υπεύθυνος για τη σύννομη, ορθή και ταχεία διεκπεραίωση των υποθέσεων της αρμοδιότητάς.

1. Γραφείο Δημοτολογίου - Μητρώου Αρρένων

Τηρεί και ενημερώνει τα μητρώα του δημοτολογίου και τα μητρώα αρρένων, σύμφωνα με τις ισχύουσες θεσμοθετημένες διαδικασίες και τηρεί τις διαδικασίες για τη δημιουργία του Εθνικού Δημοτολογίου.

Συντάσσει το ετήσιο Μητρώο Αρρένων καθώς και τους Στρατολογικούς Πίνακες.

Μεριμνά για την πρόσληψη και αλλαγή επωνύμου των εγγεγραμμένων στα Δημοτολόγια του Δήμου μας, καθώς και την πρόσληψη πατρωνύμου και μητρωνύμου από παιδιά, που γεννήθηκαν χωρίς γάμο των γονέων τους ή είναι αγνώστων γονέων.

Μεριμνά για τον εξελληνισμό του ονοματεπωνύμου Ελλήνων του εξωτερικού, ομογενών αλλοδαπών που αποκτούν την ελληνική ιθαγένεια και παλιννοστούντων  ομογενών που έχουν την ελληνική ιθαγένεια.

Συντάσσει βιβλία πληθυσμού, καταρτίζει βιβλία μητρώων.

Επιμελείται της αρχειοθέτησης εγγράφων και γενικών μεταβολών.

Επιμελείται των δηλώσεων πολιτογράφησης αλλοδαπών και της συγκέντρωσης δικαιολογητικών για την απόκτηση της Ελληνικής Ιθαγένειας σύμφωνα με την ισχύουσα Νομοθεσία καθώς και την αποστολή τους στην Αποκεντρωμένη Διοίκηση.

Επιμελείται της εγγραφής αλλοδαπών που απέκτησαν την Ελληνική Ιθαγένεια και διαγραφής αυτών που την έχασαν.

Ενημερώνει περιοδικά τις δημόσιες υπηρεσίες για τις μεταβολές προσωπικής κατάστασης που προκύπτουν από τα τηρούμενα στοιχεία.

Εκδίδει κάθε είδους πιστοποιητικά ατομικής και οικογενειακής κατάστασης, εγγυτέρων συγγενών, ταυτοπροσωπίας, Μητρώου Αρρένων, καθώς και κάθε είδους βεβαιώσεις, καταλόγους και πίνακες με τα στοιχεία που αναγράφονται στα Μητρώα.            

Αποστέλλει τα κάθε είδους πιστοποιητικά, μετά από αυτεπάγγελτες αναζητήσεις ή έγγραφα, στις υπηρεσίες, υπουργεία, περιφέρειες, δήμους, δικαστήρια, προξενεία, σχολεία, νοσοκομεία, αστυνομία, υπηρεσίες έκδοσης διαβατηρίων.

Συνεργάζεται με άλλους Δήμους και δημόσιες υπηρεσίες στις περιπτώσεις μεταβολών των μητρώων που τηρούνται από αυτούς.

Μεριμνά για την τήρηση των υποχρεώσεων του Δήμου που προκύπτουν από την ισχύουσα εκλογική νομοθεσία για την εγγραφή ή διαγραφή, από τους εκλογικούς καταλόγους  του Δήμου καθώς και  από τους  εκλογικούς καταλόγους των ετεροδημοτών, και των πολιτών της Ευρωπαϊκής Ένωσης. Συνεργάζεται με το τμήμα Τ.Π.Ε. για την δημιουργία και τροποποίηση του αρχείου εκλογικών καταλόγων.

2. Γραφείο Ληξιαρχείου - Πολιτικών Γάμων

            Τηρεί τα ληξιαρχικά βιβλία [γέννησης, γάμων, θανάτων, συμφώνου συμβίωσης, εκθέσεων] και καταγράφει σ΄ αυτά τα σχετικά ληξιαρχικά γεγονότα και κάθε μεταγενέστερο γεγονός που συνδέεται με αυτά, (διαζύγια κ.λπ.).

            Τηρεί τα βοηθητικά βιβλία του Ληξιαρχείου και τους φακέλους και υποφακέλους ληξιαρχικών γεγονότων, δικαστικών αποφάσεων, αδειών Εισαγγελικής Αρχής ή Ειρηνοδίκη, εκθέσεων επιθεώρησης, Πιστοποιητικών Ιερέων, Γιατρών κ.λ.π.

            Εκδίδει αντίγραφα, αποσπάσματα, βεβαιώσεις ή άλλα θεσμοθετημένα πιστοποιητικά, από τα Ληξιαρχικά βιβλία, καθώς και αντίγραφα των δικαιολογητικών σύνταξης που υπάρχουν στο Αρχείο.

            Καταχωρεί στα βιβλία κάθε μεταβολή που επέρχεται στις ληξιαρχικές πράξεις βάσει δικαστικών Αποφάσεων, και εντολών Εισαγγελικής Αρχής.

            Επιμελείται της αποστολής αντιγράφων ή αποσπασμάτων των συντασσομένων πράξεων μέσα στη νόμιμη προθεσμία στους Δήμους και Κοινότητες και άλλες υπηρεσίες, όπως ορίζει ο νόμος για την ενημέρωση των οικείων Μ. Αρρένων και Δημοτολογίων.

            Συνεργάζεται με Ληξιαρχεία άλλων Δήμων σε περιπτώσεις μεταβολών ή προσθήκης ληξιαρχικών πράξεων που βρίσκονται καταχωρημένες σ’ αυτά.

            Επιμελείται της σύνταξης και υποβολής των οριζομένων από το νόμο στατιστικών και λοιπών στοιχείων στη Στατιστική Υπηρεσία και δελτίων αποβιωσάντων στις Δ.Ο.Υ.

            Επιμελείται της παραλαβής δικαιολογητικών και της έκδοσης αδειών γάμου.

            Καταχωρεί τις άδειες στο ειδικό βιβλίο αδειών γάμου.

            Επιμελείται κάθε διαδικασία για την τέλεση των πολιτικών γάμων.

            Συντάσσει τις δηλώσεις των πολιτικών γάμων στο προβλεπόμενο βιβλίο.

            Συντάσσει τις πράξεις προσδιορισμού επωνύμων των τέκνων και καταχωρεί στα βιβλία τέλεσης γάμου και στα αλφαβητικά ευρετήρια.

            Διεξάγει κάθε εργασία που έχει σχέση με το Ληξιαρχείο.

1. Διευθυντής

Προΐσταται της Διεύθυνσης Διοικητικών Υπηρεσιών και παρακολουθεί και ελέγχει τη σωστή λειτουργία όλων των τμημάτων και γραφείων τους.

Είναι αρμόδιος για την επίβλεψη της τήρησης των διαδικασιών και αρχείων που αφορούν τη δημοτική κατάσταση και την καταγραφή των ληξιαρχικών γεγονότων στην περιοχή του Δήμου, των πολιτικών, συστημάτων και διαδικασιών που αποσκοπούν στην ορθολογική διοίκηση/διαχείριση του ανθρώπινου δυναμικού του Δήμου. Παράλληλα, είναι αρμόδιος για την επίβλεψη της γραμματειακής υποστήριξη των πολιτικών οργάνων του Δήμου, της λειτουργίας του κεντρικού πρωτοκόλλου και της παροχής γενικών υπηρεσιών διοικητικής υποστήριξης προς τις δημοτικές υπηρεσίες. Οι συγκεκριμένες αρμοδιότητες καθορίζονται ειδικότερα από τις ισχύουσες διατάξεις Νόμων, Διαταγμάτων και Υπουργικών Αποφάσεων.

2.Τη Διεύθυνση Διοικητικών Υπηρεσιών απαρτίζουν τα τμήματα:

(α) Τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού και Διοικητικής Μέριμνας

(β) Τμήμα Πρωτοκόλλου και Διεκπεραίωσης

(γ) Τμήμα Υποστήριξης Πολιτικών Οργάνων του Δήμου

(δ) Τμήμα Δημοτικής Κατάστασης και Ληξιαρχείου

Προϊστάμενος

            Προΐσταται, επιβλέπει και κατευθύνει τους υπαλλήλους του Τμήματός του.

            Εισηγείται τα θέματα αρμοδιότητάς του στον άμεσο προϊστάμενό του, Διευθυντή Διοικητικών Υπηρεσιών.

            Μεριμνά και είναι υπεύθυνος για τη σύννομη, ορθή και ταχεία διεκπεραίωση των υποθέσεων της αρμοδιότητάς του.

            Είναι αρμόδιος για την έγκαιρη διαβίβαση των εισερχομένων εγγράφων στις οργανικές μονάδες, στις οποίες αυτές αφορούν.

        Αρμοδιότητες Τμήματος

Μεριμνά για τη λειτουργία του Κεντρικού Πρωτοκόλλου του Δήμου και διεκπεραιώνει τα σχετικά έγγραφα, σε συνεργασία με τις γραμματείες των επιμέρους υπηρεσιών.

Μεριμνά και διαχειρίζεται τη λειτουργία ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου.

Παρέχει υποστήριξη στη Διεύθυνση Διοικητικών Υπηρεσιών και τα Τμήματά της (τήρηση πρωτοκόλλου, διεκπεραίωση και αρχειοθέτηση αλληλογραφίας, θέματα προσωπικού κλπ),

Τηρεί αρχείο με όλα τα πρωτοκολλημένα έγγραφα, διαβιβάζει τα έγγραφα στις αρμόδιες υπηρεσίες, είτε σε φωτοαντίγραφο, είτε ηλεκτρονικά.

Μεριμνά για τη λειτουργία του τηλεφωνικού κέντρου του Δήμου και της ηλεκτρονικής υπηρεσίας fix my city του Δήμου Γλυφάδας και του αντίστοιχου τηλεφωνικού κέντρου που εξυπηρετεί τη λειτουργία της.

Παρέχει πρόσβαση στο Κεντρικό Πρωτόκολλο και δυνατότητα πρωτοκόλλησης εγγράφων σε υπαλλήλους άλλων Διευθύνσεων και Τμημάτων με απόφαση του Δημάρχου.