Τμήμα Υποστήριξης Πολιτικών Οργάνων του Δήμου

Προϊστάμενος

            Προΐσταται, επιβλέπει και κατευθύνει τα γραφεία του Τμήματός του.

            Εισηγείται τα θέματα αρμοδιότητάς του στον άμεσο προϊστάμενό του, Διευθυντή Διοικητικών Υπηρεσιών.

            Παραλαμβάνει την αλληλογραφία του Τμήματός του και στη συνέχεια τη διανέμει στους υπαλλήλους για ενέργεια.

            Επιμελείται για τη άμεση και ορθή καταγραφή των αποφάσεων των πολιτικών οργάνων του Δήμου, για την άμεση αποστολή αυτών στα ελεγκτικά όργανα, για την ακριβή τήρηση των πρακτικών των συνεδριάσεων.

            Μεριμνά και είναι υπεύθυνος για τη σύννομη, ορθή και ταχεία διεκπεραίωση των υποθέσεων της αρμοδιότητάς του.

            Αρμοδιότητες Τμήματος

Συγκεντρώνει θέματα και εισηγήσεις από τις υπηρεσίες του Δήμου για τις συνεδριάσεις του Δημοτικού Συμβουλίου, της Οικονομικής Επιτροπής της Επιτροπής Ποιότητας Ζωής και της Εκτελεστικής Επιτροπής.

Καταρτίζει, σε συνεργασία με τον Πρόεδρο του Δημοτικού Συμβουλίου ή τον Πρόεδρο της Οικονομικής Επιτροπής ή της Επιτροπής Ποιότητας Ζωής ή το Δήμαρχο  την ημερήσια διάταξη των συνεδριάσεων των οργάνων αυτών.

Αναπαράγει και επιδίδει στους επικεφαλής των δημοτικών συνδυασμών τις διάφορες εισηγήσεις των θεμάτων του Δημοτικού Συμβουλίου καθώς και της Οικονομικής Επιτροπής και της Επιτροπής Ποιότητας Ζωής, σύμφωνα με τις ειδικές προς τούτο εντολές των Προέδρων αυτών.

Συντάσσει και δακτυλογραφεί τις αποφάσεις του Δημοτικού Συμβουλίου και των Επιτροπών, μεριμνά για την ανάρτηση τους στην ιστοσελίδα του Δήμου και στο πρόγραμμα Διαύγεια, κοινοποιεί αυτές στις αρμόδιες Διευθύνσεις ή Τμήματα του Δήμου για τις περαιτέρω ενέργειες που επιβάλλεται να γίνουν.

Τηρεί Βιβλία Επιτροπών που συγκροτούνται από το Δημοτικό Συμβούλιο.

Τηρεί αρχείο πρακτικών των ως άνω οργάνων.

Υποστηρίζει γραμματειακά τα ως άνω συλλογικά όργανα.

Υποβάλλει καταστάσεις συμμετοχής των Δημοτικών Συμβούλων στις συνεδριάσεις του Δημοτικού Συμβουλίου και της Οικονομικής Επιτροπής και Επιτροπής Ποιότητας Ζωής.

Τηρεί αρχεία με πλήρη στοιχεία των διατελεσάντων Δημάρχων, Αντιδημάρχων, Προέδρων Δ.Σ. και Δημοτικών Συμβούλων.

Καταρτίζει σε συνεργασία με τον Πρόεδρο του Δημοτικού Συμβουλίου την ημερήσια διάταξη των συνεδριάσεων του Δημοτικού Συμβουλίου και ενημερώνει έγκαιρα τα μέλη του για την ημέρα και ώρα συνεδριάσεως.

Επιμελείται την τήρηση και καταχώρηση των πρακτικών των αποφάσεων των οργάνων αυτών στα οικεία βιβλία.

Υποβάλλει στην αρμόδια για τον έλεγχο νομιμότητας εποπτεύουσα αρχή τις αποφάσεις που παίρνονται από αυτό και καταχωρεί αυτές στα σχετικά βιβλία (ευρετήριο, επιδοτήριο, βιβλίο διεκπεραίωσης)

Διαβιβάζει στις αρμόδιες Επιτροπές τα θέματα που παραπέμπονται σε αυτές για μελέτη και επεξεργασία, διαμορφώνει προγράμματα και εισηγήσεις προς το Δημοτικό Συμβούλιο και παρακολουθεί για την έγκαιρη επαναφορά τους στο Συμβούλιο και τη λήψη της οριστικής απόφασης.

Συνεργάζεται με τις υπηρεσίες του Δήμου για θέματα που εισηγούνται αυτές στο Συμβούλιο για συζήτηση και λήψη απόφασης.

Συγκεντρώνει όλα τα στοιχεία που είναι απαραίτητα για την πληρότητα των θεμάτων που θα συζητηθούν στη συνεδρίαση του Δημοτικού Συμβουλίου.

Μεριμνά για την τήρηση των αρχείων μαγνητοφώνησης και απομαγνητοφώνησης των συνεδριάσεων των οργάνων .

Δακτυλογραφεί, αναπαράγει, διεκπεραιώνει υπηρεσιακή αλληλογραφία.

Μεριμνά για το χώρο των συνεδριάσεων, την καλή λειτουργία των εγκαταστάσεων και του φωτισμού της αίθουσας του δημοτικού συμβουλίου, την ύπαρξη των κατάλληλων μέσων κλπ.

Μεριμνά για την εκλογή του Προεδρείου του Δημοτικού Συμβουλίου και των μελών της Οικονομικής Επιτροπής και της Επιτροπής Ποιότητας Ζωής.

Τηρεί αρχείο εκπροσώπων του Δήμου σε διάφορους φορείς και όργανα. Μεριμνά για την αποστολή σε αυτούς στοιχείων, επικοινωνεί, παραλαμβάνει και διεκπεραιώνει τις εκθέσεις των εκπροσώπων προς το Δήμο.

Τηρεί βιβλίο ερωτήσεων που καταθέτουν τα μέλη του Δημοτικού Συμβουλίου στο Προεδρείο.

Ενεργεί κάθε εργασία σχετική με τη διευκόλυνση του έργου των οργάνων του άρθρου αυτού.

Παρέχει διοικητική υποστήριξη στη Δημοτική Επιτροπή Διαβούλευσης, το Συμβούλιο Ένταξης Μεταναστών, τις Επιτροπές του Δημοτικού Συμβουλίου, καθώς και στο Συμπαραστάτη του Δημότη και της Επιχείρησης.

Παρέχει γραμματειακή υποστήριξη στις Δημοτικές Παρατάξεις.